Nota: agora oferecemos uma integração com o Zoom que proporciona uma forma ainda mais fluida de conectar seu calendário SuperSaaS ao Zoom. Encontre mais informações sobre como configurá-la na nossa documentação de videoconferência.
No cenário digital em crescimento, mas especialmente nos últimos um ano e meio durante a pandemia, houve uma mudança visível de reuniões presenciais, no escritório, para trabalhar remotamente com mais frequência e usar aplicações digitais como o Zoom para manter o contato. Naturalmente, isso significou que percebemos um aumento nas perguntas sobre se e como é possível integrar software de videoconferência ao seu calendário SuperSaaS.
Neste artigo, vamos explicar as possibilidades de integrar o Zoom e fornecer um guia passo a passo de como configurar isso. Além disso, daremos algumas alternativas de aplicativos de videoconferência que podem ser usados em combinação com a SuperSaaS.
Há duas opções para integrar o Zoom com SuperSaaS. Qual delas é melhor para você depende das suas necessidades e preferências pessoais.
Opção 1: Usando seu ID pessoal de reunião
A maneira mais fácil é usar seu ID Pessoal de Reunião, fornecido pelo Zoom, que direciona qualquer pessoa que o use para a sua Sala Pessoal de Reunião. O ID é sempre o mesmo e, portanto, não exige ajustes antes de enviá-lo a um cliente para um compromisso. Isso significa que você pode compartilhar essa mesma informação com todos.
Uma forma rápida e fácil de garantir que todos os seus clientes recebam esses detalhes é adicioná-los ao e-mail de confirmação e/ou ao e-mail de lembrete enviado pelo SuperSaaS. Claro, para usar isso, é importante que você tenha confirmações por e-mail ativadas e colete o endereço de e-mail do cliente durante o processo de reserva.
No menu Configurar, vá até a aba Processo e certifique-se de que o endereço de e-mail seja obrigatório para cada reserva.
Na mesma aba, você encontra a configuração para enviar e-mails de confirmação. Aqui, selecione a última opção: “Enviar sempre uma confirmação, opcional para superusuários e o administrador”.
Quando você também quiser enviar um e-mail de lembrete aos clientes antes do compromisso, pode encontrar essa configuração um pouco mais abaixo.
Agora que garantimos que os e-mails estão sendo enviados aos clientes, vamos para a aba Layout, onde podemos criar mensagens personalizadas. Você provavelmente vai querer adicionar os detalhes do Zoom tanto aos e-mails de confirmação quanto aos de lembrete, só por precaução.
Isso é bem simples. No Zoom, você pode ‘copiar convite’ para ter todos os detalhes em mãos e decidir sozinho quais informações deseja compartilhar nos e-mails.
Qualquer informação inserida aqui será adicionada ao e-mail genérico enviado pelo sistema, então você pode ter certeza de que todos os seus clientes receberão essas informações. Se quiser personalizar completamente seu e-mail e escrever sua própria mensagem, dê uma olhada no nosso artigo do blog sobre personalização de e-mails.
Como você está usando a mesma sala de reunião para todos, talvez também queira programar um tempo de intervalo entre as reuniões. Dessa forma, quando um cliente entrar um pouco cedo, ele não interromperá a reunião ainda em andamento com outro cliente. Além disso, o Zoom tem um recurso de sala de espera que você pode ativar.
Opção 2: Usando webhooks para uma configuração mais avançada
Uma configuração mais avançada, em que o Zoom pode criar automaticamente novas salas de reunião (únicas) para cada compromisso, pode ser obtida usando webhooks. Webhooks são uma das formas pelas quais aplicativos web podem se comunicar entre si. Eles permitem enviar dados em tempo real de uma aplicação para outra sempre que um determinado evento acontece. Eles podem ser configurados manualmente ou, se você não tiver tanto conhecimento em programação, usando fluxos prontos do Zapier.com ou Make. Para este artigo, vamos focar no primeiro e usar os fluxos prontos do Zapier; o processo do Make.com será muito semelhante.
Você precisará criar uma conta no site deles antes de configurar um webhook com o SuperSaaS. Tanto o Zapier quanto o Make.com oferecem uma versão de teste e um nível gratuito para usuários menores.
No seu painel, selecione ‘Make a Zap’ para começar a criar um webhook.
Etapa 1: Defina um gatilho
- Selecione o aplicativo: na janela de busca, digite SuperSaaS.
- Evento de gatilho: esta é a ação que inicia o webhook. Neste caso, pode ser ‘lembrete/acompanhamento’ ou ‘novo compromisso’, dependendo de quando você quer que a reunião seja criada na sua conta do Zoom.
- Selecione sua conta SuperSaaS (sincronize o SuperSaaS se você ainda não tiver feito isso).
- Selecione para qual agenda da sua conta você quer configurar o webhook.
- Se tiver selecionado ‘lembrete ou acompanhamento’, ele perguntará qual dessas duas ações será o gatilho. Geralmente será o lembrete (o acompanhamento só funciona se você tiver configurado isso como um segundo lembrete.)
- Teste e continue.
Etapa 2: Defina uma ação
Selecione o aplicativo: na janela de busca, digite Zoom.
Evento de ação: esta é a ação executada quando o webhook roda. Neste caso, você quer criar uma reunião na sua conta do Zoom.
- Selecione sua conta Zoom (sincronize o Zoom se você ainda não tiver feito isso).
- Configure a ação: aqui você preenche os detalhes do evento do Zoom que será criado, por exemplo, um tema, fuso horário e/ou duração.
- Teste e continue.
- Ative o zap.
Seu webhook agora está pronto e funcionando. Você pode desligá-lo e ligá-lo quando quiser. Observe que, quando você ativar esse webhook, a mensagem de lembrete do SuperSaaS deixará de ser enviada. Em vez disso, ele criará uma reunião no seu aplicativo Zoom.
Você também pode querer enviar aos usuários um e-mail com as informações do Zoom. Isso pode ser feito adicionando outra etapa de ação ao webhook. No entanto, para criar um webhook com mais de uma ação você precisará de um plano pago.
Etapa 3: Defina uma ação
Selecione o aplicativo: na janela de busca, digite Mail by Zapier.
Evento de ação: você quer enviar um e-mail de saída.
- Configure a ação: esta etapa permite criar o e-mail que será enviado ao usuário. O sistema pode pegar dados do compromisso para gerar o e-mail, semelhante a autotexto. Isso permite, por exemplo, chamar os usuários pelo nome ou enviar detalhes específicos do compromisso.
Para enviar o link do Zoom, você vai querer garantir que ‘Join url’ seja adicionado ao corpo do texto.
- Teste e continue.
- Ative o zap.
A partir daí, o Zapier criará automaticamente uma nova reunião no Zoom e então enviará um e-mail ao seu cliente com as informações, garantindo que ele tenha todos os detalhes de que precisa.
Uma opção alternativa para esta etapa seria configurar o e-mail de acompanhamento no SuperSaaS como um segundo lembrete, para que seus clientes ainda recebam um e-mail com todas as informações.
Existem alternativas?
Claro. Para citar apenas algumas: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. Qualquer software de videoconferência que forneça um ID/url pessoal de reunião pode ser usado com o SuperSaaS, seguindo as etapas descritas neste artigo para o ID pessoal de reunião.
Com estas etapas, você conseguirá configurar suas reuniões de videoconferência com sucesso! Não hesite em falar com a gente se tiver outras perguntas sobre as instruções acima.
Saiba mais sobre como conduzir reuniões remotas bem-sucedidas.