SuperSaaS é infinitamente personalizável, porém pode ser difícil descobrir todos os recursos úteis. Neste artigo, destacamos algumas dicas e truques para aproveitar ao máximo a SuperSaaS para equipes de vendas e gestão de contas.
- Escolha o tipo de agenda adequado às suas necessidades
- Tenha mais controle sobre sua agenda
- Evite reuniões de última hora
- Faça uma pausa adicionando tempo de intervalo entre reuniões
- Evite que as reuniões dominem sua vida
- Defina horários fixos de início
- Arredondamento do horário de término dos compromissos
- Aprove seus agendamentos
- Receba uma notificação por e-mail/texto toda vez que alguém criar uma reserva
- Receba notificações no seu celular
- Simplifique sua comunicação
- Torne sua agenda mais atraente no layout
- Gerencie informações de clientes com segurança
- Aumente a usabilidade da sua agenda
- Conecte a SuperSaaS a outros softwares
Escolha o tipo de agenda adequado às suas necessidades
1. Coordene várias agendas automaticamente
Quando vários membros da equipe precisam estar disponíveis para a mesma reunião, você pode usar a agenda de serviço.
Defina um novo serviço que dependa da disponibilidade de todos esses membros da equipe e o sistema localizará automaticamente os horários disponíveis em todas as agendas.
Além disso, quando uma reunião é reservada na agenda de serviço, ela também é adicionada automaticamente a cada agenda individual.
2. Permita que os clientes escolham o membro da equipe de sua preferência
Se os clientes quiserem agendar um horário com um membro específico da sua equipe, use uma única agenda de serviço. Você pode conseguir isso criando serviços com o nome dos membros da equipe. Cada serviço na agenda passa então a depender da agenda de recursos individual daquele membro específico.
A agenda ficará parecida com a imagem abaixo:
Adicione especializações dos membros da equipe, fotos ou simplesmente mais informações sobre documentos, próximas etapas, etc. aos clientes na descrição do serviço.
3. Atribua qualquer membro da equipe a uma tarefa
Quando você quiser combinar leads com qualquer representante de vendas disponível, use a agenda de recursos com vários recursos. As reuniões continuarão sendo agendadas em qualquer horário disponível até que não haja mais representantes disponíveis naquele horário.
Você pode fazer isso clicando no assistente de nova agenda e criando uma agenda de recursos com vários recursos.
Adicione todos os seus representantes de vendas na agenda, como mostrado abaixo:
Você também pode definir a disponibilidade individual de cada representante por meio da aba Schedule Name > Supervise > Opening hours, como mostrado abaixo:
4. Durações de reunião predefinidas
Escolha uma duração de reunião separada para cada grupo de leads.
Permita que eles escolham entre diferentes durações dos compromissos na sua agenda de 3 maneiras diferentes
a) Uma única agenda
Permita que os clientes usem uma única agenda com um menu suspenso para selecionar a duração do compromisso.
Você pode configurar diferentes durações de compromisso por meio da aba Schedule Name > Configure > Resources/Services, como mostrado abaixo:
Quando você adiciona essa opção, elas são exibidas na agenda como mostrado abaixo:
b) Exiba cada tipo de reunião como eventos separados
Se quiser exibi-los como seções separadas na própria agenda, você também pode usar a agenda de serviço em combinação com a agenda de recursos. Crie uma única agenda de recursos para um indivíduo e crie uma agenda de serviço com serviços diferentes.
Cada serviço nesta agenda é definido pela duração na aba Schedule Name > Configure > Services, como mostrado abaixo:
Quando você usa uma agenda de serviço, é assim que sua agenda aparece para os clientes:
Ambas as agendas podem atingir a mesma funcionalidade. A diferença está no layout para os clientes.
c) Crie grupos de usuários
Crie uma agenda separada para cada etapa do processo de onboarding do cliente, por exemplo, “Welcome call”, “Account setup”, “Quarterly check-in” e assim por diante. Oriente-os durante o processo compartilhando os links relevantes para aquela etapa do onboarding. Adicione-os a diferentes grupos de usuários e limite o acesso deles apenas a agendas específicas.
Você pode fazer isso pela aba “User Management” no seu painel, clicando na opção “User Groups”, como mostrado abaixo:
Você chegará a uma tela onde poderá criar grupos de usuários com base nas suas necessidades, como mostrado abaixo:
Após criar os grupos relevantes, você pode simplesmente adicionar cada cliente a um grupo específico clicando no ícone de edição de cada cliente e selecionando o grupo de usuários, como mostrado abaixo:
Você pode atualizar/modificar grupos e alterar o acesso dos clientes com base em qual etapa do funil de vendas eles estão.
5. Use uma agenda do tipo capacidade para eventos em grupo
Use a agenda do tipo capacidade para eventos em grupo, como webinars, sessões de treinamento ou chamadas de onboarding em grupo para clientes com necessidades semelhantes.
Tenha mais controle sobre sua agenda
6. Evite reuniões de última hora
Dê a si tempo suficiente para se preparar para a reunião configurando um aviso mínimo de agendamento.
Você pode configurar isso na aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
7. Faça uma pausa adicionando tempo de intervalo entre reuniões
Leve em conta o tempo de deslocamento e o tempo de preparação da reunião. Adicione automaticamente tempo de intervalo entre as reuniões para relaxar com segurança e se preparar para a próxima.
Você pode fazer isso em Schedule Name > Configure > Resources/Capacity, como mostrado abaixo:
8. Evite que as reuniões dominem sua vida
Atribua dias específicos ou horários específicos todos os dias para reuniões. Permita que as pessoas marquem reuniões na sua agenda apenas nesses horários específicos disponíveis e mantenha seus “dias livres” produtivos.
Você pode adicionar sua disponibilidade pela aba Schedule Name > Supervise > Opening hours, como mostrado abaixo:
Também é possível dividir os horários disponíveis em um dia específico em dois intervalos diferentes.
9. Defina horários fixos de início
Seus compromissos podem começar em qualquer horário do dia em que você estiver disponível. No entanto, é mais conveniente quando os compromissos começam no início de cada hora, de meia em meia hora e assim por diante.
Limite os compromissos para começarem no início de cada hora pela aba Schedule Name > Configure > Resources/ Services, como mostrado abaixo:
Quando você adiciona *:00, você basicamente permite que os compromissos comecem às 9:00, 10:00, 11:00 e assim por diante, assumindo que seu dia começa às 9:00. Outros horários iniciais de restrição comumente usados incluem * :30, * :15, * :10, * :45, etc.
10. Arredonde o horário de término dos compromissos
Quando os compromissos podem começar em qualquer horário, eles também podem terminar em horários aleatórios, como 16:37, 14:11, 9:58 e assim por diante, o que faz os próximos horários agendados parecerem estranhos.
Arredonde os horários para múltiplos de 5 ou 10 minutos, ou para o quarto de hora mais próximo, para ficar mais conveniente.
Você pode fazer isso pela aba Schedule Name > Configure > Resources/Services, como mostrado abaixo:
11. Aprove seus agendamentos
Tenha mais controle sobre quais reservas são confirmadas na sua agenda. Configure o sistema para obter sua aprovação antes de enviar o e-mail/texto de confirmação.
Você pode fazer isso pela aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
12. Receba uma notificação por e-mail/texto toda vez que alguém criar uma reserva
Garanta que você fique por dentro de todas as reservas na sua agenda sem se preocupar em olhar sua agenda o tempo todo. Configure o sistema para enviar uma notificação por texto ou e-mail sempre que uma reserva for criada na sua agenda. Você pode fazer isso pela aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
Uma ótima maneira de se manter informado é configurar o sistema para enviar um resumo dos compromissos de cada dia ao final do dia.
13. Receba notificações no seu celular
Outra ótima maneira de se manter informado sobre os compromissos na sua agenda é receber notificações automáticas no seu telefone Android ou iPhone.
Baixe o aplicativo Make e conecte sua conta SuperSaaS com o modelo do Make para configurá-lo.
Simplifique sua comunicação
14. Reduza o vai e vem de e-mails
Não perca seu tempo enviando e-mails de ida e volta como “Onde devemos nos encontrar?”, “Como posso falar com você?”, “Que horas você está disponível?”, “Esse horário não funciona para mim. Podemos reagendar?” e assim por diante.
Crie uma agenda separada para cada tipo de reunião. Personalize os lembretes por e-mail/texto e as mensagens de confirmação para incluir todos os detalhes relevantes sobre localização, instruções, informações de contato e assim por diante.
Você pode fazer isso na aba Schedule Name > Configure > Layout, como mostrado abaixo:
Ative os lembretes e mensagens de confirmação pela aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
Isso reduz o tempo perdido em trocas de e-mails e os clientes podem encontrar todas as informações relevantes em um único lugar.
15. Personalize seus e-mails
Mensagens automáticas podem parecer impessoais e frias. Personalize seus e-mails com detalhes do cliente como nome, informações do compromisso, ID da reserva, etc. usando palavras mágicas.
Você pode saber mais sobre o uso de palavras mágicas na nossa Página de suporte.
16. Envie e-mails de acompanhamento
Enviar e-mails de acompanhamento pode aumentar sua taxa de conversão de lead em cliente. Permita que o sistema envie automaticamente um e-mail de acompanhamento com as informações do seu produto e outras informações da empresa.
Você pode enviar e-mails de acompanhamento configurando essas opções pela aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
Você pode personalizar os e-mails de acompanhamento pela aba Schedule Name > Configure > Layout, como mostrado abaixo:
17. Compartilhe rapidamente o link da sua agenda
Adicione o link da sua agenda ou um botão de chamada para ação à assinatura do seu e-mail e direcione as pessoas diretamente para sua agenda online de reservas.
Você também pode personalizar o modelo abaixo para incentivar as pessoas a marcar uma reunião.
Olá,
Estou livre em [adicione o horário em que você estiver disponível], mas caso você não possa nesse horário, por favor marque um horário conveniente para agendar a reunião na minha agenda aqui [insira o link da sua agenda aqui].
Fico no aguardo do contato.
Atenciosamente,
[Seu nome e cargo]
Torne sua agenda mais atraente no layout
18. Use elementos de branding na sua agenda
A marca da sua empresa é importante para você e para seus clientes. Você deve refletir sua marca em todas as suas comunicações, incluindo sua agenda online de compromissos. Você pode personalizar facilmente os seguintes elementos de branding na SuperSaaS:
a) Adicionando cores ao layout
Você pode controlar as cores do layout da sua agenda e do seu painel.
Visite a aba “Layout settings” no seu painel para controlar as cores internas do sistema.
Você pode controlar detalhes finos de cor do seu painel, como cor do texto, cor do título, cor de fundo e assim por diante.
Você também pode modificar as cores usadas na sua agenda acessando a aba Schedule Name > Configure > Layout, como mostrado abaixo:
Quando você visualiza a opção de cores do layout, pode personalizar detalhes da agenda como as cores dos compromissos reservados, a cor das células vazias e as cores do indicador de propriedade.
b) Adicione uma URL de redirecionamento
Compartilhe mais informações com seus clientes ou atualize-os sobre suas conquistas mais recentes. Use a opção de URL de redirecionamento para levar seus clientes a uma página web específica depois que concluírem a reserva na sua agenda.
Você pode redirecionar automaticamente os usuários adicionando a URL de redirecionamento pela aba Schedule Name > Configure > Process, como mostrado abaixo:
c) Adicione o logotipo da sua empresa
O logotipo da sua empresa é uma parte importante da marca da sua empresa.
Adicione o logotipo da sua empresa ao seu painel e à sua agenda pela aba “Layout Settings” no seu painel.
Você também pode permitir que os clientes visitem o site da sua empresa ou a página de informações do seu produto quando clicarem no seu logotipo.
d) Use seu próprio nome de domínio personalizado
Você pode criar um domínio personalizado para o link da sua agenda, como schedule.yourcompanyname.com. Dessa forma, seus clientes terão clareza de que a agenda pertence a você.
Você pode seguir o tutorial passo a passo de domínio personalizado para configurar seu próprio domínio.
19. Adicione um toque humano ao layout da sua agenda
Ninguém gosta de explorar um espaço mecânico e impessoal. Adicione um toque humano à sua agenda colocando sua imagem, ou a imagem da sua equipe, no espaço em branco acima da agenda.
Para conseguir isso, primeiro você precisa enviar sua imagem para a web.
Depois, use a URL para adicionar o link da imagem no espaço em branco acima da agenda com sua mensagem pessoal, pela aba Schedule Name > Configure > Layout, como mostrado abaixo:
Você também pode personalizar suas mensagens acima da agenda, e encontra algumas dicas para personalizar suas mensagens na nossa página de suporte.
Gerencie informações de clientes com segurança
20. Importe/Exporte dados de clientes
Evite duplicação de trabalho e adicione seus dados de clientes existentes ao sistema. Você pode fazer isso pela aba “Import” no seu painel SuperSaaS.
21. Adicione formulários personalizados para obter mais informações dos clientes
Obtenha mais informações sobre seus clientes criando seu próprio questionário personalizado. Use a opção de formulário personalizado para desenhar seu próprio questionário.
Você pode fazer isso criando um novo formulário no seu painel:
Personalize os campos do formulário para coletar mais informações do cliente, como necessidades, nome da empresa e assim por diante. Para anexar o formulário à sua agenda, você pode visitar Schedule Name > Configure > Process e anexar o formulário, como mostrado abaixo:
Permita que os clientes preencham o formulário antes de criar a reserva, para que você tenha informações suficientes sobre o cliente antes da interação.
22. Adicione um campo supervisor para armazenar informações específicas do cliente
Alguns clientes têm necessidades especiais ou pedidos específicos. Armazene isso no campo supervisor, que é visível para usuários internos, mas não para clientes. Siga o tutorial em vídeo para configurar o campo supervisor.
Aumente a usabilidade da sua agenda
23. Defina compromissos recorrentes com um único clique
Permita que os clientes agendem uma reunião recorrente com um único clique. Você pode seguir nosso tutorial em vídeo ou ler as instruções na nossa documentação de suporte para usar esse recurso.
24. Permita que os clientes vejam o horário no fuso horário deles
Permita que os clientes visualizem o horário da reunião no fuso horário deles ao marcar reuniões com clientes do mundo todo.
Você pode fazer isso pela aba “Layout Settings” no seu painel, como mostrado abaixo:
25. Continue acessível em vários idiomas
Os clientes preferem interagir com um sistema que fala a língua deles. A SuperSaaS está disponível em mais de 35 idiomas e permite que os clientes escolham o próprio idioma para visualizar a agenda.
Você pode fazer isso pela aba “Layout Settings” no seu painel, como mostrado abaixo:
Conecte a SuperSaaS a outros softwares
26. Sincronize várias agendas com sua agenda
Às vezes, compromissos profissionais podem atrapalhar seus planos pessoais. Evite reservas duplicadas sincronizando sua agenda pessoal e sua agenda de trabalho. Você pode conectar seu Google Calendar à sua agenda SuperSaaS.
Se quiser adicionar compromissos do Google Calendar à sua agenda SuperSaaS, você pode fazer isso pela aba Schedule Name > Supervise > Synchronize, como mostrado abaixo:
Você pode seguir as instruções passo a passo listadas no nosso site para configurar a sincronização. Se quiser adicionar/atualizar novos eventos da sua agenda SuperSaaS no Google Calendar, então pode usar o modelo de integração do Zapier para conectar as duas plataformas.
27. Crie automaticamente um link de reunião no Zoom
Conecte-se com sua equipe via Zoom. Basta conectar sua conta Zoom e SuperSaaS ao modelo predefinido e, sempre que um compromisso estiver prestes a começar, essa integração criará um link de reunião no Zoom.
28. Adicione novos leads ao Salesforce
Você quer acompanhar suas reuniões com leads, mas não quer inserir manualmente as informações dos leads no seu sistema Salesforce. Com a SuperSaaS, você não precisa se preocupar com isso. Use o modelo predefinido de integrações com Salesforce e novos leads serão adicionados automaticamente ao Salesforce sempre que houver um novo compromisso na sua agenda online.
29. Gere automaticamente um link do join.me para a reunião
Esqueça o medo de perder uma reunião ao conectar sua conta SuperSaaS e Join.me. Quem cria o compromisso na SuperSaaS receberá automaticamente um e-mail do join.me com um link direto para a sala de reunião online. Dessa forma, você pode entrar na reunião sem se preocupar em criar uma nova sessão no join.me
E, por fim, se tiver alguma dúvida específica, fique à vontade para entrar em contato conosco por meio do nosso formulário de feedback.