Chega de reservas duplicadas ou conflitos com uma agenda pessoal em seu sistema de reservas. A SuperSaaS permite que você personalize a disponibilidade de agendamento de compromissos, gerencie os horários de reserva e trabalhe com várias agendas simultaneamente. Neste artigo, explicamos as diferentes maneiras de personalizar e exibir a disponibilidade na SuperSaaS.
- Configurando a disponibilidade
- Controle como a disponibilidade é exibida e aplicada na sua agenda
- Gerenciando sua disponibilidade com várias agendas
Configurando a disponibilidade
1. Defina sua disponibilidade semanal recorrente na agenda
Gerencie seus dias de trabalho e horários de funcionamento durante os quais você quer que sua agenda esteja disponível. Você pode selecionar em quais dias quer aceitar reservas e também adicionar os dias de folga para você ou para a organização. Depois, insira os horários de funcionamento de cada dia individualmente.
Não é prático ficar disponível o dia inteiro quando você também quer considerar o horário de almoço ou reservar apenas algumas horas por dia para outras tarefas. Você pode levar isso em conta dividindo os horários de funcionamento na sua agenda.
Você pode definir sua disponibilidade em Nome da agenda > Supervise > Opening Hours, como mostrado:
2. Gerencie a disponibilidade para datas específicas
Você pode ter compromissos importantes em determinados dias, feriados futuros ou talvez simplesmente queira bloquear alguns horários da sua agenda. Gerencie essas exceções fechando completamente a agenda ou criando horários de trabalho diferentes para essas datas específicas (ou intervalo de datas).
Você pode adicionar essas exceções ao sistema por meio de Nome da agenda > Supervise > Special days > Add new exception, como mostrado:
Quando você clica no botão “Create Exception” pode ver seus dias especiais listados em “Availability Exceptions” na mesma página acima desta caixa.
Observação: é possível excluir qualquer uma ou todas essas exceções simplesmente clicando no botão da cruz vermelha no lado direito de cada exceção de dia especial.
3. Limite o intervalo de datas da sua disponibilidade
Por padrão, sua agenda fica aberta para reservas por um período indefinido. Você pode editar esse intervalo de tempo conforme suas necessidades individuais. Quando estiver gerenciando um evento especial, workshop ou sessão disponível apenas entre determinadas datas, você pode optar por abrir sua agenda apenas durante um período específico.
Você pode limitar a disponibilidade da agenda durante um determinado intervalo de tempo pela aba Nome da agenda > Supervise > Opening Hours, como mostrado:
Isso tornaria sua agenda inacessível para usuários fora do intervalo de datas disponível.
4. Bloqueie manualmente certos horários na sua agenda
Às vezes, você pode querer bloquear determinados horários ou determinados dias na sua agenda. Há várias maneiras de bloquear tempo na sua agenda. Uma das formas mais fáceis de bloquear certos horários ou dias na agenda é preencher o tempo com uma reserva sua. Como administrador, você não está sujeito aos limites, então pode facilmente criar uma reserva que dure vários dias (e evitar todas as restrições de tempo).
Para criar uma reserva que dure vários dias, basta clicar em Nome da agenda > Use e clicar na agenda para criar a reserva. Aqui está um exemplo de uma reserva que dura vários dias:
Esse tipo de reserva conta como uma única reserva no sistema e entra na sua contagem total.
Outras formas de bloquear tempo incluem criar exceções para dias especiais, ajustar temporariamente os horários de funcionamento da sua agenda e sincronizar sua agenda SuperSaaS com o Google Calendar. Essas formas permitem bloquear tempo na sua agenda sem reduzir o número total de reservas disponíveis na sua conta.
Controle como a disponibilidade é exibida e aplicada na sua agenda
5. Gerencie as horas visíveis na sua agenda
As reuniões podem ocupar grande parte do seu dia, e agendas de reunião irregulares podem prejudicar sua produtividade. Mesmo que você não possa alterar o horário de trabalho, certamente pode incentivar os usuários a criar um compromisso dentro de determinados horários. Você pode conseguir isso gerenciando os horários visíveis na sua agenda de reservas.
Você pode controlar as horas visíveis na sua agenda por meio da aba Nome da agenda > Configure > Layout, como mostrado:
Observação: as horas visíveis são diferentes dos horários de funcionamento na sua agenda. As horas visíveis são os horários que os usuários podem ver na sua agenda, enquanto os horários de funcionamento são os períodos em que você quer aceitar reservas na sua agenda.
6. Permita que usuários ou superusuários criem reservas fora do horário de funcionamento
Use as informações sobre o horário de funcionamento para deixar sua agenda visualmente atraente. Para a conveniência do usuário, você pode permitir que ele agende um compromisso fora do horário de funcionamento.
Você pode permitir reservas fora do horário de funcionamento por meio de Nome da agenda > Configure > Opening Hours, como mostrado abaixo:
Se preferir limitar esse recurso apenas ao administrador e aos membros da equipe (superusuários no sistema), você pode escolher essa opção em Nome da agenda > Supervise > Opening Hours, como mostrado:
7. Garanta que todos os compromissos fiquem dentro do seu horário de funcionamento
Não fique frustrado quando o horário de término de um compromisso cair fora do seu horário de funcionamento. Garanta que o sistema aceite apenas compromissos dentro do horário de funcionamento.
Você pode conseguir isso em Nome da agenda > Supervise > Opening Hours, como mostrado:
Gerenciando sua disponibilidade com várias agendas
8. Evite conflitos com compromissos pessoais sincronizando com o Google Calendar
Chega de reservas duplicadas ou compromissos oficiais entrando em conflito com seus compromissos pessoais. Basta sincronizar seu Google Calendar com sua agenda SuperSaaS e evitar compromissos sobrepostos. Siga este rápido tutorial em vídeo para configurar sua sincronização com o Google Calendar:
Leia nosso artigo anterior, em que explicamos como obter atualizações instantâneas da sua agenda SuperSaaS para o Google Calendar.
9. Mantenha todas as agendas atualizadas adicionando seus detalhes de compromisso da SuperSaaS
Lidar com várias agendas pode ficar rapidamente cansativo. Você quer facilitar para você e seus clientes a sincronização dos detalhes dos compromissos com outros programas de calendário. Você pode adicionar facilmente suas reservas do SuperSaaS a outros calendários exportando os compromissos para outras agendas.
Exporte cada reserva individualmente
Você pode exportar reservas individuais clicando no horário do compromisso e depois clicando no pequeno botão iCal no canto inferior direito do horário, como mostrado:
Quando você abrir este arquivo iCal em outros programas de calendário, as informações do compromisso serão adicionadas diretamente ao seu calendário.
Permita que seus clientes adicionem os detalhes da reserva ao calendário deles
Sempre que um usuário faz uma reserva, você pode anexar automaticamente os detalhes na notificação como um arquivo iCal. Você pode fazer isso usando a palavra mágica $ical nas suas mensagens de notificação.
Observação: palavras mágicas são textos automáticos que substituem algum valor dinâmico quando a mensagem é gerada. Você pode encontrar a lista completa de palavras mágicas na nossa documentação de suporte.
Você pode personalizar suas mensagens para conter o arquivo iCal pela aba Nome da agenda > Configure > Layout, como mostrado:
Quando você mantém a mensagem padrão, basta adicionar a palavra mágica $ical à caixa acima. Aqui está uma visão geral de como sua mensagem de confirmação aparecerá para um usuário do Gmail:
O e-mail pode aparecer em um formato diferente para outros provedores de e-mail. No entanto, o arquivo iCal sempre será anexado ao e-mail, independentemente do provedor.
DICA: leia nosso artigo do blog sobre personalização de e-mails e mensagens de texto.
Além de personalizar sua disponibilidade, você também pode adicionar disponibilidade avançada ou restrições de reserva. Você pode encontrar mais informações sobre como definir essas restrições de reserva aqui.
Se tiver dúvidas específicas sobre como configurar sua disponibilidade na SuperSaaS, fique à vontade para entrar em contato.