Você já se perguntou qual é a melhor forma de coletar arquivos dos seus clientes? Receber arquivos por e-mail pode ser excessivo, e gerenciar arquivos pode ser tedioso e caótico. Aprenda como a integração do Dropbox com o SuperSaaS pode ajudar você a coletar dados dos seus clientes com segurança e mantê-los organizados.
Coletando dados por meio de formulários
Adicionar formulários ao processo de reserva permite que seus clientes forneçam informações adicionais e enviem arquivos. De cartas de apresentação e currículos a formulários de inscrição, eles podem enviar tudo por meio de um único formulário. Todos os documentos enviados pelos seus clientes serão imediatamente carregados do navegador do cliente para a pasta vinculada na sua conta Dropbox.
Ao criar um formulário, você tem a opção de integrar um botão de upload de arquivo, que então pede para conectar ao Dropbox. Em nossa documentação explicamos em detalhes como você pode vincular seu Dropbox à sua conta SuperSaaS. Após vincular o Dropbox, você pode adicionar a seção ‘upload de arquivo’ ao seu formulário. Cada botão de upload de arquivo permite que seu cliente envie exatamente um documento. Se seus clientes precisarem enviar vários arquivos, você pode adicionar vários botões de upload de arquivo ao seu formulário.
Vários formulários
No SuperSaaS, você pode criar vários formulários para diferentes finalidades. Por exemplo, um fotógrafo pode permitir que os clientes enviem fotos de inspiração ao agendar uma sessão, ou um instituto de idiomas pode coletar tarefas de casa para cada aula futura. Assim como formulários podem ser usados para objetivos diferentes, eles também podem ser usados de maneiras diversas.
Vincular um formulário a um usuário (novo)
Você quer que os clientes enviem certos arquivos ou informações apenas uma vez? Então talvez seja interessante adicionar um formulário a um usuário em vez de a uma reserva. Quando um formulário é adicionado a um usuário, seus clientes só precisam preenchê-lo quando se registram como um novo usuário. Já tem clientes com uma conta existente? Não se preocupe, você pode adicionar o formulário ao processo de inscrição e permitir que usuários existentes o preencham na próxima vez que fizerem login em sua conta usando a configuração ‘como acima, mas também exija que usuários existentes sem um formulário preencham um na próxima visita’.
Formulários vinculados a usuários são ótimos quando você quer usá-los como formulários de registro para associações, alunos ou para comunicar seus termos e acordos.
Em um processo de reserva
Adicionar formulários ao processo de reserva traz muitas vantagens. Isso cria a oportunidade de oferecer serviços adicionais, fornecer informações ou solicitar arquivos necessários para o compromisso. Os formulários do SuperSaaS são úteis quando os clientes não precisam de uma conta para reservar com você, mas você ainda precisa coletar informações importantes para a reserva.
Autônomo
Os formulários não precisam necessariamente estar vinculados a um processo de reserva ou usuário, mas podem ser usados sozinhos. Ao criar um formulário, você pode escolher criar formulários prontos para integração ou usá-los como autônomos. Você também pode converter formulários autônomos em formulários integrados e vice-versa.
A maior diferença entre os dois é que um formulário autônomo tem sua própria URL. Seu público pode acessar facilmente um formulário autônomo por meio do seu site ou via um link compartilhado por você. Formulários autônomos podem ser úteis para coletar feedback sobre seu serviço ou como formulário de inscrição para um evento especial.
Se você tiver vários formulários, o Dropbox cria automaticamente pastas separadas para cada pasta. Isso torna seu painel do Dropbox muito mais organizado.
Organização dos arquivos
Coletar dados de vários clientes pode ser exagerado se não estiver organizado corretamente. A maneira mais fácil de coletar arquivos é baixando os arquivos diretamente dos formulários no SuperSaaS. Os arquivos no formulário são baixados do seu Dropbox para o seu computador. No formulário, em supervise, você pode coletar arquivos facilmente e armazená-los por resposta. Durante todo o processo, nenhum arquivo é salvo ou processado em nossos servidores SuperSaaS.
Se baixar arquivos levar muito tempo, outra forma de reconhecer qual arquivo pertence a qual cliente é permitir que os usuários façam login ou criem uma conta. O nome de usuário do cliente será incluído automaticamente no nome do arquivo quando ele for enviado para a pasta do Dropbox. Você decide se os usuários se cadastram com o e-mail ou criam um nome de login pessoal na página Access Control do seu painel.
Os arquivos enviados não manterão o nome original quando forem armazenados em um formulário. Por exemplo, um documento enviado com o nome de arquivo JaneDoeCV aparecerá como NomeDeUsuario-combinacao-aleatoria-de-numeros-e-letras. Veja o exemplo a seguir:
Documentos enviados por usuários sem nome de usuário (por exemplo, quando um formulário é usado fora de um processo de reserva) não terão um nome de usuário anexado a eles, recebendo apenas um nome genérico de arquivo. Para criar uma visão geral no Dropbox, talvez você queira classificar os arquivos por tipo, extensão ou modificado.
Tipo divide os arquivos em tipos de documento, como imagens e documentos. Não deve ser confundido com o filtro de extensão. Com esse filtro, você pode ver facilmente quais arquivos são documentos ou imagens. Isso é conveniente quando você precisa coletar diferentes tipos de arquivo.
Extensão classifica os arquivos em formatos. Com o filtro de tipo, documentos com formatos diferentes podem cair no mesmo tipo; no entanto, com o filtro de extensão, os arquivos só são agrupados quando têm o mesmo formato. Por exemplo, em tipo, um arquivo PDF provavelmente será agrupado como documento, mas no filtro extensão, o PDF só pode ser encontrado com outros arquivos PDF.
Modificado mostra os arquivos em ordem do último editado ou último adicionado. Isso pode ser útil quando você precisa dos últimos arquivos adicionados à sua pasta.
Mais dicas para organização de arquivos
O Dropbox oferece recursos de automação para automatizar pastas, tornando a organização de arquivos ainda mais conveniente. Com a automação do Dropbox, você pode escolher uma categoria para classificar os arquivos, definir regras para renomear arquivos automaticamente ou criar tags para organizar e encontrar arquivos. Cada pasta só pode usar uma automação.
A opção de renomear arquivos, também chamada de naming convention no Dropbox, pode ser útil ao armazenar arquivos de formulários. Vamos analisar a configuração date uploaded; mas há muitas outras opções que você pode usar como achar melhor.
Date uploaded: Com essa função, o Dropbox adiciona automaticamente a data de upload ao nome do arquivo, tornando mais fácil ver em que data os arquivos foram enviados. Apesar do filtro modificado, com a convenção de nomenclatura date uploaded, você pode ver imediatamente em que data os arquivos foram criados e adicionados à pasta.
Em resumo
Use formulários para permitir que os clientes enviem arquivos no SuperSaaS. Os formulários podem ser vinculados a um processo de reserva, mas também podem ser usados como formulário autônomo. Todos os arquivos enviados são armazenados na sua conta Dropbox vinculada, onde você pode recuperar os documentos. O Dropbox cria pastas separadas para cada formulário. Os documentos enviados não manterão o nome original do arquivo, mas receberão um nome genérico, o que dificulta identificar a qual cliente o arquivo pertence. Como solução, faça com que seus clientes preencham o formulário enquanto estiverem logados ou use a convenção de nomenclatura do Dropbox para identificar qual usuário enviou os arquivos ou em que data os arquivos foram adicionados à sua pasta do Dropbox.