Funcionários estão voltando aos escritórios em todo lugar, mas a vida no escritório não parece a mesma de antes. Talvez você tenha mudado para um escritório menor ou para um espaço de coworking, onde as estações de trabalho podem ser compartilhadas. Nesses casos, usar agendamento online pode ajudar a garantir que haja uma mesa ou estação livre para todos. Seu escritório tem salas de reunião? Crie um calendário adicional e dê acesso a todos os funcionários.
Como criar o calendário do escritório
Você pode criar calendários únicos (agendas de recursos no SuperSaaS) para cada estação de trabalho e combiná-los em um calendário geral (agenda de serviço). Dessa forma, você vê todas as estações de trabalho em uma visão geral organizada.
A maneira mais rápida e fácil é criar um calendário para vários recursos, incluindo cada estação de trabalho disponível para os funcionários reservarem. Depois, crie um calendário de serviço com os horários disponíveis nos quais os funcionários podem reservar uma estação de trabalho.
Se você não precisar de uma visão geral, uma agenda de capacidade com faixas de horário também é uma opção. Nesse caso, você pode limitar a capacidade de cada faixa. Isso garante mesas suficientes para cada funcionário, mas eles têm a liberdade de escolher uma estação vazia ao chegar. Opcionalmente, você pode adicionar uma lista de espera para preencher as estações que ficarem vazias devido à doença.
Saiba mais sobre os diferentes calendários.
Observação: não há limite para a quantidade de calendários que você pode criar, mesmo na versão gratuita, então não importa quantos espaços de escritório você tenha.
Crie um calendário para suas salas de reunião, para poder se encontrar com clientes
Para as salas de reunião, provavelmente é mais fácil criar um calendário adicional. Você pode optar por usar uma agenda de capacidade se precisar limitar o número de pessoas que podem compartilhar a sala, ou uma agenda de recursos se permitir apenas que uma pessoa reserve a sala em um horário específico. Além disso, se seu escritório recebe clientes, você também pode usar o calendário da sala de reunião para reservar uma área silenciosa de encontro e garantir que não haja sobreposição ou reservas duplas.
Leia mais sobre como configurar um calendário para sua sala de reunião em nosso tutorial.
Adicione listas de espera para quando todos os espaços do escritório estiverem ocupados
É possível adicionar uma lista de espera, para que os funcionários possam se inscrever se o calendário do escritório já estiver no limite. No SuperSaaS, essa opção está disponível para todas as agendas de capacidade. Então, se um funcionário adoecer ou decidir trabalhar de casa depois, o próximo funcionário recebe uma notificação e pode ir ao escritório naquele dia. Com esse recurso, você ainda consegue aproveitar ao máximo o espaço do escritório sem precisar gerenciar a capacidade manualmente.
Veja como implementar uma lista de espera.
Considere usar um sistema de créditos para distribuir o espaço de forma equilibrada
Você pode querer tornar o escritório igualmente disponível para todos. Uma ótima solução seria dar crédito a cada funcionário. Eles podem “gastar” esse crédito para reservar uma estação de trabalho no escritório. Assim você garante que todos tenham a oportunidade de trabalhar no escritório.
Dica: se quiser redefinir automaticamente os níveis de crédito todos os meses, você pode configurar um crédito inicial reiniciado todo mês. Dessa forma, você não precisa adicionar crédito manualmente sempre que um funcionário ficar sem créditos. Claro, pode ser mais fácil acompanhar a frequência se você mesmo adicionar o crédito.
Leia nosso tutorial sobre como implementar um sistema de créditos.
Avise seus funcionários sobre novas políticas da empresa
Para garantir que seus funcionários estejam atualizados sobre quaisquer políticas novas ou existentes da empresa, você pode optar por notificá-los por e-mail ou mensagem de texto. Se seus funcionários compartilharem as mesas, pode ser útil enviar uma notificação antes de um dia de trabalho no escritório lembrando todo mundo de limpar suas mesas ao final do dia.
Aprenda a configurar lembretes para o seu escritório.
Outra opção seria adicionar um formulário ao processo de reserva para informar seus funcionários sobre as políticas da empresa. Você também pode adicionar uma caixa de seleção, para que os funcionários indiquem que leram as políticas antes de continuar. Isso pode ser especialmente útil se você quiser confirmar que os funcionários leram as novas atualizações.
Saiba mais sobre como configurar um formulário.
Se você estiver usando uma agenda de capacidade e não quiser enviar uma cópia da política da empresa toda vez que um funcionário planejar um dia no escritório, pode optar por enviar uma notificação manualmente (no seu próprio aplicativo de e-mail). Você pode copiar e colar facilmente os endereços de e-mail de cada usuário que reservou um horário específico indo para Supervisionar > Visão geral, depois clicando na lupa ao lado daquele horário para abri-lo e, por fim, clicando no link “E-mail para todos neste horário” para carregar a lista de endereços. Comece com a versão gratuita
Crie uma conta agora e comece a economizar tempo e energia ao gerenciar a capacidade do seu escritório. Use a versão gratuita com anúncios do SuperSaaS para configurar sua agenda e testá-la até ficar satisfeito. As assinaturas pagas sem anúncios começam em US$ 9 e devem ser suficientes para a maioria dos escritórios. Se você travar e precisar de ajuda, fique à vontade para falar com a gente.