O objetivo principal de um sistema de agendamento de compromissos é garantir que exista uma vaga disponível antes de permitir uma reserva, certo? Embora isso seja verdade, há algumas situações em que você quer exatamente o oposto.
Como exemplo, pense em um evento em que voluntários ajudam outras pessoas, por exemplo, com a declaração de imposto de renda. Você precisa combinar os voluntários com as pessoas que precisam de ajuda. Nesse caso, você só quer permitir que as pessoas reservem um lugar que já esteja ocupado por um voluntário. Veja esta agenda de exemplo de como isso pode ficar.
Outro caso de uso comum que vimos é uma feira comercial em que os clientes precisam ser combinados com vendedores para uma demonstração. A quantidade de estandes de demonstração é fixa, mas você só quer permitir que um cliente reserve um se um vendedor também puder estar lá. (Você também poderia inverter esse processo, em que permite que os clientes reservem qualquer vaga vazia, o que então aciona um e-mail para a equipe de vendas com a solicitação de preencher essa vaga com o cliente.)
Combinar dois jogadores para uma partida de tênis é outro caso de uso, mas você também pode combinar mais de dois. Talvez você queira combinar quatro jogadores para uma partida de bridge.
Exemplo de configuração: um para um
Vamos passar pelas etapas para configurar uma agenda em que um grupo agenda sua disponibilidade (os voluntários ou os vendedores) e o outro grupo agenda um compromisso com eles. Na agenda de demonstração mencionada anteriormente, colocamos tudo em uma única agenda para visualizar o que está acontecendo. Mas para os usuários finais pode ficar mais claro se cada grupo tiver sua própria agenda. Então, aqui criamos uma agenda para o grupo de voluntários e outra para o grupo que vai agendar um compromisso com os voluntários.
No seu painel, use o assistente de Nova Agenda para criar uma “agenda de recursos”. Neste exemplo, escolhemos “Não é necessário fazer login” e “Um” recurso (mais adiante mostraremos como fazer com mais de um). Nomeie sua agenda como “Cadastro de voluntários” e depois defina os lugares onde eles podem se cadastrar. Após clicar em Concluir, você pode clicar em “Horários de funcionamento” e preencher “Fechado antes” e “Fechado depois” para especificar quando a atividade acontece.
Em seguida, passe pelo assistente de Nova Agenda novamente e desta vez escolha uma “agenda de serviços”. Escolhemos “Não é necessário fazer login” e nomeamos esta agenda como “Ajuda necessária”. Vamos definir um serviço, por exemplo “Ajuda com declaração de imposto” que leva 60 minutos. Ainda não adicionamos nenhum “recurso obrigatório”, faremos isso mais tarde. Mais uma vez, clique em Concluir e depois no link Horários de funcionamento para especificar quando ela estará disponível, correspondendo aos horários da etapa 1.
Agora conectamos as duas agendas. Clique no botão “Configurar” para a agenda “Ajuda necessária” e vá para a aba “Serviços”. Em seguida, clique no ícone Editar (1), selecione o recurso “Cadastro de voluntários” (2), clique no botão “⊗ ocupado” (3), depois clique no botão “⊗” (4) e, por fim, clique em “Atualizar serviço”.
Vamos testar. Quando você clica em “Usar” para abrir a agenda, deve ver “Nenhum espaço disponível encontrado”, porque ninguém ainda se inscreveu como voluntário. Vá para o painel, selecione a “agenda de voluntários” e faça uma inscrição lá. Agora volte para a sua agenda “Ajuda necessária” e você verá um único lugar disponível.
Depois que tudo funcionar como esperado, talvez você queira melhorar as agendas com coisas como e-mails de confirmação ou ajustar o processo para pedir informações mais detalhadas. E, por fim, entregue o link para cada grupo, para que eles possam começar a agendar.
Expandindo para vários lugares simultâneos
Digamos que você tenha vários voluntários ou vendedores disponíveis simultaneamente. Partindo do exemplo anterior, vamos adicionar outra agenda de recursos para acompanhar o número de usuários reservados.
Vá para o assistente de Nova Agenda e crie uma nova “agenda de recursos”, clique em “Uso interno” e, na pergunta sobre quantas coisas queremos agendar, clique em “Mais de uma”. Em seguida, adicione 2 itens, “Lugar 1” e “Lugar 2” na lista de coisas a agendar. Na próxima etapa, nomeie a agenda como “Lugares disponíveis”. Você também poderia nomeá-la “Salas”, “Mesas” ou “Estande de vendas”, conforme sua situação. Não há necessidade de definir Horários de funcionamento; o sistema usará aqueles das outras agendas.
Abra espaço para um voluntário adicional. Na agenda “Cadastro de voluntários”, clique em “Configurar”, depois na aba “Recursos”, depois no link “digite uma lista” e adicione “Voluntário 1” e “Voluntário 2” (renomeie o recurso que já está lá).
Agora configuramos a conexão. Na agenda “Ajuda necessária”, clique em “Configurar” e vá para a aba “Serviços”. Selecione a opção “Várias reservas podem ocorrer simultaneamente” e, sob o título “Seleção de serviço”, escolha “Escolher o primeiro”, salve a página e volte para essa mesma aba. Edite o serviço e clique no botão “ou” para obter um conjunto extra para combinar. Agora configure um lugar para combinar com “Voluntário 1” e o outro com “Voluntário 2”, como na captura de tela abaixo.
Cenários mais complexos
Usando a técnica descrita acima, fica claro como combinar um número maior de voluntários, mas também é possível construir cenários ainda mais complexos. Você pode mostrar disponibilidade diferente para um grupo diferente, por exemplo, dando aos idosos a chance de reservar primeiro antes de permitir que pessoas mais jovens reservem. Descrevemos vários cenários complexos na documentação sobre combinação de agendas. Além disso, cada agenda tem a capacidade de ler a disponibilidade de um calendário do Outlook ou Google, ou publicar compromissos nele, o que permite ainda mais flexibilidade ao se conectar a serviços da web fora da SuperSaaS.
Até onde sabemos, a capacidade de combinar calendários dessa forma é exclusiva da SuperSaaS. Em termos matemáticos, isso é chamado de lógica booleana aplicada ao espaço disponível em uma agenda. Mas não se preocupe se isso não significar nada para você; o resultado deve ser que você possa adaptar sua ferramenta de agendamento ao seu negócio, e não o contrário. Se surgir algum problema inesperado, sinta-se à vontade para entrar em contato com nossa equipe de suporte.