É importante que clientes e colegas possam falar com você facilmente, mas simplesmente colocar seu número de telefone na assinatura do e-mail pode levar a um ciclo interminável de chamadas perdidas. A solução é usar uma ferramenta de agendamento de compromissos online e colocá-la na sua assinatura de e-mail. Vamos mostrar como fazer isso com a SuperSaaS.
Basicamente, precisamos fazer duas coisas:
1. Configurar uma agenda online adequada
2. Adicionar um link ou botão para essa agenda à sua assinatura de e-mail
Também vamos falar sobre como adicionar recursos mais avançados, como colocá-lo no seu Instagram ou Facebook e sincronizar automaticamente com seu Google Calendar, Zoom ou Outlook. Se o link de reservas aparecer no Instagram ou Facebook, tamanhos de imagem para redes sociais ajudam a evitar cortes estranhos nas prévias dos links.
Configure uma agenda adequada para suas reuniões
Para reuniões individuais e pessoais, você provavelmente quer um processo simples e com “baixa fricção”: basta fazer com que as pessoas insiram a data de preferência e deixem os detalhes de contato. Veja esta agenda de demonstração que criamos:
- Ela não pede login ou cadastro, apenas dados de contato
- Nós a tornamos um pouco mais elaborada, permitindo que o usuário selecione a duração da reunião
- Ela usa a visualização “widget”, que se adapta automaticamente a usuários de celular ou desktop
Se você estiver configurando essa agenda para si, provavelmente vai querer criar uma conta primeiro. Depois, você vai querer adicionar:
- Recuperar disponibilidade do seu Google ou Outlook pessoal, para não precisar manter os dois sincronizados
- Adicionar algum texto ou uma foto sua acima do widget
- Enviar uma confirmação por e-mail
Use o assistente para criar uma agenda
Começamos criando uma Nova Agenda no painel. A agenda que escolhemos aqui é do tipo “Serviço”, mas você também poderia escolher o tipo “Recurso”. Escolhemos “Não é necessário fazer login” e damos um nome à agenda. Em seguida, definimos diferentes durações de reunião para escolher. Se cada compromisso tiver a mesma duração, ou se você quiser permitir que o usuário escolha a duração da reunião, então o tipo de agenda “Recurso” seria mais adequado. Concluir esta etapa já lhe dá uma agenda básica para testar.
Personalize sua agenda
Na página Supervise, na aba “Sincronizar”, você pode conectar sua agenda a um calendário pessoal no Google ou Outlook, para garantir que as pessoas não reservem horários em que você já tenha outra coisa planejada. Além disso, na página de Configuração, aba “Processo”, talvez você queira adicionar uma confirmação por e-mail a ser enviada. Você pode alterar o conteúdo desse e-mail na aba “Layout”; uma boa coisa para adicionar ao final da mensagem seria:
$nourl $modurl $ical
Essa fórmula diz ao sistema para substituir o link para o calendário no e-mail por outro que os usuários possam usar para modificar o compromisso. Ela também adiciona um chamado anexo iCalendar, que pode ser lido automaticamente pelo programa de calendário deles, se usarem um.
Adicione opções avançadas
Há várias outras opções que você pode considerar adicionar, por exemplo:
- Você pode enviar um e-mail de lembrete pouco antes da reunião
- Você pode fazer com que o sistema crie uma reunião no Zoom para cada compromisso e adicione um link para isso no e-mail
- Você pode enviar para si um alerta no Slack quando uma reunião mudar ou estiver prestes a começar
Não vamos analisar as configurações de todas essas opções aqui. A maioria das configurações deve ser fácil de descobrir e, caso contrário, a caixa de busca na página de documentação seria o melhor ponto de partida.
Adicione um link ou botão à sua assinatura de e-mail
Agora que temos um lugar para enviar seus clientes, queremos avisá-los sobre isso. É claro que você pode colocar o link da sua agenda no seu site ou nas suas redes sociais. Mas, muitas vezes, seus clientes estarão lendo um e-mail seu quando decidirem que querem entrar em contato, então faz sentido colocar um link na sua assinatura de e-mail.
Todos os programas de e-mail permitem que você adicione uma assinatura ao seu e-mail, mas eles diferem em detalhes, como se podem armazenar várias assinaturas diferentes para ocasiões diferentes. Na maioria das vezes, a funcionalidade deve ser fácil de entender; caso contrário, uma busca rápida no Google deve ajudar você a descobrir recursos avançados.
A coisa mais simples é copiar e colar o link da sua agenda na assinatura, depois podemos evoluir isso tornando o link clicável e, por fim, você pode estilizar o link como um botão com o texto “Agende uma reunião comigo”. Mas acho que a maioria das pessoas vai querer usar o botão, então vamos começar por ele.
Crie um botão estilizado
Adicionamos uma página interativa no nosso site que fará a maioria do trabalho por você; dê uma olhada no nosso Gerador de botões. Certifique-se de estar logado no site; assim, o gerador de botões mostrará um botão que vincula à sua agenda em vez de uma agenda de demonstração.
Primeiro, brinque com as opções nessa página para dar ao botão o texto, a cor e o tamanho de sua preferência.
Em seguida, copie o botão clicando no ícone 
no canto superior direito.
Não copie o texto inferior exibido nessa tela, porque isso daria o botão como código HTML em vez de um botão estilizado.
Por fim, cole o botão na sua assinatura de e-mail e salve a assinatura.
Crie um link em vez de um botão
Talvez você ache que um link discreto passa uma imagem mais profissional do que um botão colorido? Sem problema, você pode encontrar o link da sua agenda na página de configuração ou simplesmente copiando a barra do navegador quando estiver olhando a agenda. Você pode então colar esse link no e-mail, mas provavelmente vai querer que o link diga “Agende uma reunião” em vez do link bruto. Para criar um link clicável:
- Primeiro digite o texto do link, por exemplo “Agende uma reunião comigo”
- Selecione essas palavras com o mouse
- Digite ctrl-K (Windows) ou ⌘-K (Mac) para transformar o texto em um link
- Cole a URL no pop-up que deve ter aparecido
- E então salve a assinatura
Teste!
E pronto, mas você realmente deve enviar um e-mail para si e testar todo o processo do início ao fim, para garantir que tudo funciona corretamente. Seria embaraçoso se seus clientes ficassem presos em algum ponto, então é melhor você perceber isso primeiro.
Modifique a aparência com parâmetros de consulta
Você pode mudar a aparência de uma agenda adicionando os chamados parâmetros de consulta ao seu link.
Por exemplo, na demonstração acima, selecionamos a visualização “widget” adicionando ?view=widget ao final do link.
Esta página de demonstração mostra várias outras formas de formatar uma agenda.
E você também pode adicionar um parâmetro para abrir o calendário em uma data específica, o que é útil se você quiser que alguém agende para um evento específico.
Por exemplo, ?month=12&day=25 abrirá o calendário no dia de Natal.
Então, como adicionar esses parâmetros ao link na sua assinatura de e-mail? Basta colocar o cursor no botão ou no link e digitar ctrl-K (Windows) ou ⌘-K (Mac). Isso deve abrir um pop-up com o link que você pode então modificar. E, após fazer a alteração, talvez você queira enviar outro e-mail para si para testar se tudo funciona como esperado.
Se você ficar preso ou quiser nos fazer outra pergunta, pode fazê-lo aqui.