Quem é a Mosaic Erie, e por que você deveria ler este estudo de caso?
Mosaic Erie foi fundada em outubro de 2017 por Chris e Christine. A Mosaic Erie (MoE) começou como um estúdio coletivo de fotografia para resolver o problema de alugar espaço por períodos curtos de tempo e para permitir que indivíduos ou pequenos negócios utilizassem o espaço compartilhado para ministrar aulas e workshops. Esta é a história de como a MoE usou agendamento online para automatizar seus procedimentos de reserva e aumentar a eficiência do negócio.
Se você quer entender como desenvolver sua própria agenda de reservas online para aulas, workshops, eventos ou aluguel de espaços, encontrará abaixo todas as etapas necessárias explicando como você pode adotar o sistema de agendamento online da SuperSaaS para automatizar o seu negócio.
Por que a Mosaic Erie procurava um sistema de agendamento online?
Em poucas semanas após a abertura, a MoE começou a receber uma enxurrada de perguntas sobre disponibilidade da sala, preços de aluguel, procedimento de reserva, horários das aulas e disponibilidade de vagas. À medida que o número de reservas aumentava, a tarefa de gerenciar as agendas manualmente por telefone e e-mail tornou-se pesada e demorada. Esse aumento do trabalho administrativo levou a MoE a investigar a automação de todo o seu processo de agendamento. Após analisar as opções, a MoE adotou a SuperSaaS como seu software de agendamento online para gerenciar as reservas das aulas e a solução de aluguel de espaço. O objetivo final: tornar o sistema de reservas flexível, fácil de usar e mais transparente.
A solução: uma agenda online para aluguel de espaço e reserva de aulas
Etapa 1: Entendendo os requisitos
A primeira etapa para resolver qualquer problema é entender a questão exata e identificar possíveis soluções. A MoE concluiu que a melhor solução para o problema seria criar dois sistemas de agendamento separados. Primeiro, uma agenda para gerenciar reservas individuais do espaço compartilhado. E, segundo, uma agenda para os alunos visualizarem e reservarem as aulas e workshops disponíveis.
Etapa 2: Escolhendo um tipo de agenda para cada requisito
A SuperSaaS oferece três tipos de agenda para atender a diferentes usos, situações e negócios. Selecionar o tipo de agenda mais adequado para suas necessidades é uma das etapas mais importantes ao configurar o sistema SuperSaaS.
Agenda para aluguel de espaço. Uma agenda de recursos é uma agenda organizada em torno de pessoas ou eventos individuais. Como o espaço disponível para reservas é um recurso limitado e só está disponível por períodos específicos, a MoE criou uma agenda de recursos como solução para aluguel de espaço.
Agenda de aulas/workshops. Uma agenda de capacidade é uma agenda que funciona melhor para eventos em grupo, como aulas e workshops. Cada aula/workshop da MoE tem um preço diferente e uma capacidade de inscrição diferente, então a MoE criou uma agenda de capacidade para gerenciar aulas e workshops.
Etapa 3: Configurando o processo de reserva para os usuários finais
Depois que os tipos de agenda foram selecionados e configurados, a configuração estava concluída, e a MoE precisaria agora personalizar o processo real de reserva para que os usuários o seguissem, como mostrado na figura abaixo:
Figura 1: Processo de agenda para a reserva de aluguel de espaço da MoE
Os usuários devem ter permissão para fazer reservas recorrentes ou não? Os usuários podem entrar em uma lista de espera caso uma reserva seja cancelada? Quais são os horários de funcionamento? As reservas exigem pagamento ou aprovação? O usuário pode aplicar um código de desconto para obter ofertas? Novos compromissos devem ser confirmados? Para quem? Com que frequência a MoE deve enviar e-mails de lembrete e acompanhamento? Para onde o usuário é redirecionado quando a reserva é concluída? A SuperSaaS oferece controle detalhado sobre cada um desses aspectos do processo de reserva, e a MoE responderia a muitas dessas perguntas para criar um fluxo de processo bem definido para sua agenda SuperSaaS.
Quando as personalizações da agenda de aluguel de espaço foram concluídas, a MoE passou a criar o segundo calendário para agendar aulas e workshops dos alunos.
A segunda agenda de reservas precisava permitir que os alunos reservassem as aulas e workshops listados pela Mosaic Erie. As aulas devem se repetir diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente por data ou mensalmente por dia, sempre até uma data final específica? Qual é o limite máximo para cada aula/workshop? A MoE respondeu a essas perguntas principais para oferecer uma agenda mais poderosa e altamente personalizada com um processo de reserva como o mostrado abaixo:
Figura 2: Processo de reserva para o agendamento das aulas/workshops da MoE
Etapa 4: Configurando o pagamento
Para aceitar pagamentos dos usuários pelas aulas e workshops, a MoE configurou sua solução de pagamento para o modo de cobrança online. Experimentando os métodos de pagamento flexíveis da SuperSaaS, a MoE personalizou sua seção de pagamento para oferecer pacotes para itens específicos e descontos e ofertas promocionais exclusivos para atrair novos usuários.
Etapa 5: Testando a agenda como usuário final
Depois que a configuração da agenda foi concluída, a MoE testou a visualização externa da agenda, que aparece como mostrado abaixo:
Figura 3: Visualização externa da agenda da MoE mostrando os detalhes que a MoE solicita de seus usuários
Etapa 6: Compartilhando a agenda para começar a reservar
Para incentivar o acesso fácil às reservas, a MoE compartilha seu calendário de agendamento online no conteúdo promocional do site e nas plataformas de mídia social. Aqui está um exemplo de como a MoE compartilha um link da agenda com os usuários e seus seguidores nas redes sociais:
Figura 4: A MoE compartilha um link para seu sistema de agendamento online na página do Facebook
Mudar para o agendamento online trouxe vários benefícios para a MoE
Em poucas horas, a MoE transformou todo o seu processo de reservas em um sistema online de reservas completamente automatizado, profissional e fácil de usar. O processo de agendamento agora está mais claro e direto para a equipe da MoE, para os indivíduos/empresas e para os alunos. Mudar as reservas de compromissos para um sistema online agora permite que a MoE ofereça maior flexibilidade aos usuários e disponibilidade 24/7. A MoE também viu redução de custos de até 80% graças à melhoria no compartilhamento de informações nos lugares certos, aumento de até 20% na eficiência do tempo e crescimento geral do negócio devido a ferramentas de conversão e alcance, como lembretes por e-mail que reduzem faltas.
O que é a SuperSaaS?
A SuperSaaS é um aplicativo de agendamento online flexível, acessível e altamente personalizável. Alguns dos recursos mais importantes incluem reservas rápidas e sem complicação bookings, personalização fácil de usar, compatibilidade móvel, integrações com Google Calendar e Outlook, e processamento de pagamentos.
A SuperSaaS pode ser usada por escolas, universidades, fotógrafos, terapeutas, instituições médicas, passeadores de cães e outros serviços de cuidado com animais, treinadores e negócios semelhantes baseados em instrução, professores de ioga, personal trainers, escolas de culinária, empresas de turismo e viagens, manutenção automotiva, estúdios de fitness, empresas de recreação, reservas de hotéis/hospedagem, salões de beleza, profissionais de reparo, serviços financeiros, lojas e muito mais. O sistema é adequado para muitas aplicações, como reservas de salas de reunião, agendamento de entrevistas, aluguel, reservas de quadras esportivas, vacinações contra COVID e muito mais.
Você pode baixar o estudo de caso completo para ver o procedimento detalhado, passo a passo, de como a MoE usou a SuperSaaS para configurar seu sistema de reservas.
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