Uma única sala de reunião ou um único terapeuta é fácil de agendar. A coisa fica mais interessante quando você tem vinte boxes de self storage, quarenta bicicletas de aluguel, cem armários ou uma dúzia de chalés de férias. Cada um deles precisa poder ser reservado, você quer ver de relance o que está livre e o que está ocupado, e as reservas costumam durar dias ou semanas em vez de uma hora.
O SuperSaaS lida bem com isso, mas uma agenda com muitos recursos se beneficia de algumas configurações de que uma agenda pequena não precisa. Este artigo percorre três delas: colocar todos os seus recursos em uma única agenda, mudar para uma visualização horizontal para manter a visão geral legível e decidir se os clientes escolhem uma unidade específica ou simplesmente recebem uma.
Ao longo do artigo, usamos como exemplo nossa demonstração Reservas de Boxes de Self Storage. Ela contém quinze boxes de tamanhos diferentes, com reservas que se estendem por vários dias, o que a torna um bom modelo para qualquer negócio de aluguel.
Passo 1: Coloque todos os seus recursos em uma única agenda
A primeira pergunta é qual dos três tipos de agenda usar. Para aluguéis, a resposta é quase sempre uma agenda de recursos: cada box, bicicleta ou chalé se torna um recurso, e uma reserva bloqueia esse recurso durante o período do aluguel. As reservas em uma agenda de recursos podem ter qualquer duração, então um aluguel de bicicleta de duas horas e um contrato de self storage de seis meses podem conviver lado a lado no mesmo calendário.
Você poderia criar uma agenda separada para cada unidade, mas resista a essa tentação. Nossa documentação sobre como combinar agendas resume bem: se você tiver recursos intercambiáveis, é melhor colocá-los na mesma agenda de recursos. Uma única agenda significa um único lugar para definir horários de funcionamento, preços e restrições de reserva, uma única visão geral para você e um único link para entregar aos clientes. Não há limite para o número de recursos que você pode adicionar a uma agenda.
Algumas dicas práticas ao adicionar muitos recursos:
- Use nomes que carreguem informação. A demonstração chama seus boxes de
Box A01 · 2 m², para que o tamanho fique visível sem precisar abrir uma reserva. Para bicicletas, pode ser o tamanho do quadro; para chalés, o número de camas. - Mantenha a ordem lógica. Os recursos são listados na ordem em que você os define em Configurar > Recursos. Agrupe-os por prédio, fileira ou tipo, para que a visão geral seja lida com naturalidade.
- Defina o preço por unidade, se necessário. Tamanhos diferentes geralmente significam preços diferentes. Com as regras de preços avançadas, você pode cobrar um preço diferente por unidade, adicionar tarifas sazonais ou dar desconto em aluguéis mais longos.
Passo 2: Mude para uma visualização horizontal
Por padrão, o SuperSaaS desenha as visualizações de semana e de dia na vertical: o tempo corre de cima para baixo e cada recurso ganha sua própria coluna. Isso funciona bem para um punhado de recursos, mas com quinze ou mais as colunas ficam estreitas demais para ler, e uma reserva de segunda a sexta-feira é dividida em cinco pedaços separados.
A disposição horizontal inverte isso. Cada recurso ganha sua própria linha, o tempo corre da esquerda para a direita, e uma reserva de vários dias se torna uma única barra que se estende pelos dias que ela cobre. Como diz nossa documentação sobre visualizações, a horizontal é útil se você tiver um grande número de recursos, ou se as reservas costumam ultrapassar a meia-noite. Aluguéis se encaixam nos dois casos.
Para mudar, abra Configurar > Layout na sua agenda. Na coluna Opções, ao lado das visualizações de Mês, Semana e Dia, escolha Horizontal em vez do padrão Vertical. Já que está lá, vale a pena definir a visualização de semana como padrão, pois é a que a maioria dos clientes vai querer ver, e ocultar as visualizações de que você não precisa.
Duas configurações relacionadas ajudam quando a lista de recursos fica longa:
- O filtro de recursos. Acima do calendário, os usuários podem escolher um único recurso em um dropdown para ver apenas aquela unidade. Na demonstração, experimente selecionar
Box B03 · 19 m²para ver como o calendário se reduz a uma única linha. Essa é a forma mais rápida de um cliente verificar se a unidade que tinha em mente está livre. - Links diretos para um recurso. Você pode enviar um cliente diretamente para uma unidade adicionando o nome do recurso à URL da agenda. Nosso artigo sobre direcionar clientes para um recurso específico explica como.
Se em algum momento você precisar da disposição horizontal sem alterar as configurações, adicione ?dir=h à URL da agenda. O inverso, ?dir=v, também funciona. Você encontra mais truques de URL na documentação.
Observe que os usuários de celular não veem a visualização semanal vertical ou horizontal. Eles recebem um calendário mensal compacto com uma lista dos horários disponíveis logo abaixo, o que funciona bem independentemente de quantos recursos você tenha.
Passo 3: Decida quem escolhe a unidade
Com a agenda configurada e legível, falta uma decisão: o cliente escolhe uma unidade específica, ou você prefere atribuir uma?
Deixe o cliente escolher
Se as suas unidades diferem em aspectos que importam para o cliente, deixe-o escolher. Um cliente de self storage se importa se vai receber 2 ou 46 m², um hóspede de chalé se importa com o número de quartos, e quem aluga uma bicicleta quer o tamanho de quadro certo. Nesse caso, a agenda de recursos é tudo de que você precisa: o cliente abre o calendário, encontra uma unidade que lhe convém e a reserva. É assim que a demonstração funciona.
Atribua uma unidade automaticamente
Às vezes as unidades são genuinamente idênticas, e deixar as pessoas escolherem só causa confusão. Nossa documentação descreve exatamente esse cenário:
Há 20 peças idênticas disponíveis para aluguel, mas em vez de permitir que os locatários selecionem uma específica, você prefere que eles reservem uma peça aleatoriamente.
Pense em armários idênticos, uma frota da mesma bicicleta de aluguel, ou um lote de projetores ou ferramentas idênticos. O cliente só quer saber que uma peça está disponível para as datas dele. Qual delas ele recebe é problema seu, não dele.
O SuperSaaS resolve isso com recursos agrupados, usando uma agenda de serviços por cima da sua agenda de recursos:
- Mantenha sua agenda de recursos com todas as unidades individuais, como descrito acima. Ela continua sendo sua visão geral administrativa.
- Crie uma nova agenda do tipo serviço e defina um serviço nela, por exemplo “Alugar uma bicicleta”.
- Na agenda de serviços, vá para Configurar > Serviços e conecte o serviço à sua agenda de recursos. Como essa agenda contém vários recursos, você verá a opção de conectá-lo a Qualquer um de… os recursos.
- Logo abaixo, você encontra a opção Se vários recursos estiverem disponíveis. Aqui você escolhe se deixa o usuário escolher um recurso, se seleciona um recurso aleatoriamente ou se atribui o primeiro disponível na ordem listada na agenda.
Os clientes então reservam na agenda de serviços. Eles veem a disponibilidade como uma entidade única: um horário está livre desde que pelo menos uma das unidades agrupadas esteja livre. Ao reservar, o SuperSaaS escolhe uma unidade para eles e a bloqueia na agenda de recursos, onde você pode ver exatamente qual peça foi para quem. Essa configuração é explicada em detalhes na seção recursos agrupados da documentação.
A escolha entre aleatoriamente e primeiro disponível é sobretudo prática. Primeiro disponível preenche sua lista de cima para baixo, o que é conveniente se a unidade 1 é a mais próxima da porta. Aleatoriamente distribui o desgaste de forma uniforme por toda a frota.
Um ponto a ter em mente: um serviço em uma agenda de serviços tem duração fixa, então você não pode deixar os clientes arrastarem uma reserva para qualquer duração, como podem fazer em uma agenda de recursos. Para aluguéis, a abordagem usual é definir alguns serviços com durações diferentes, como “meio dia”, “1 dia” e “2 dias”, cada um conectado ao mesmo pool.
Exemplo: um aluguel de bicicletas com três tipos de bike
Para ver isso em ação, dê uma olhada na nossa demonstração Aluguel de bicicletas. Por trás dela há três agendas de recursos, uma para cada tipo de bicicleta: Bikes urbanas, Mountain bikes e Bikes elétricas. Cada agenda de recursos lista as bicicletas individuais daquele tipo, e é ali que a locadora controla qual bicicleta está com quem.
Os clientes nunca veem essas três agendas. Eles veem apenas a agenda de serviços Aluguel de bicicletas, que as combina. Os serviços dela são definidos por tipo de bicicleta e duração do aluguel, por exemplo “Bike urbana ‑ meio dia”, “Bike urbana ‑ 1 dia” e “Bike urbana ‑ 2 dias”, e cada serviço está conectado, via Qualquer um de…, às bicicletas da agenda de recursos correspondente. Quando um cliente escolhe “Bike urbana ‑ 1 dia” e uma data, o calendário mostra disponibilidade desde que pelo menos uma bike urbana esteja livre naquele dia, e o SuperSaaS atribui uma bicicleta específica no momento da reserva.
Essa configuração oferece o melhor dos dois mundos: os clientes escolhem o que importa para eles, o tipo de bicicleta e por quanto tempo precisam dela, enquanto a escolha que não importa para eles, qual bicicleta exatamente, é feita automaticamente.
Combine um pool com outros recursos
Recursos agrupados podem ser combinados com outros requisitos em uma única reserva. A documentação dá o exemplo de uma reserva em grupo para um passeio que precisa de 5 bicicletas e um guia, em que não importa qual guia, nem quais bicicletas específicas são selecionadas do pool. Para configurar isso, basta adicionar a opção Qualquer um de… ao serviço várias vezes, uma para cada bicicleta, e adicionar os guias como um segundo pool. O SuperSaaS então só oferece horários em que cinco bicicletas e um guia estejam todos livres, e os atribui no momento da reserva.
Qual visualização vai onde
Como a agenda de serviços esconde os recursos individuais do cliente, a disposição horizontal importa principalmente na agenda de recursos, onde você e sua equipe olham para a visão geral completa. Em uma agenda de serviços, a escolha entre Vertical e Horizontal só está disponível para a visualização de mês. Assim, uma configuração típica para aluguéis idênticos fica assim:
- Agenda de recursos, visualização semanal horizontal, usada por você para ver todas as unidades e suas reservas, e opcionalmente por clientes que querem escolher uma unidade específica.
- Agenda de serviços, conectada ao pool, usada por clientes que só querem uma unidade por um período, como na demonstração Aluguel de bicicletas.
Se as suas unidades são distintas e os clientes devem sempre escolher, você pode dispensar a agenda de serviços por completo e compartilhar a agenda de recursos diretamente.
Experimente você mesmo
Abra a demonstração Reservas de Boxes de Self Storage e alterne entre a visualização de semana e o filtro para ter uma ideia de como uma agenda horizontal com muitos recursos se comporta, e experimente a demonstração Aluguel de bicicletas para ver como os recursos agrupados aparecem do lado do cliente. Depois, crie uma conta gratuita, adicione suas próprias unidades e defina a disposição como horizontal em Configurar > Layout. A versão gratuita não tem limite para o número de agendas, então você pode montar a configuração completa antes de decidir se precisa de uma assinatura paga, que começa em US$ 9. Se tiver dúvidas, nossa equipe de suporte terá prazer em ajudar.