Com mais de 1,08 milhão de pessoas de vários setores e segmentos trabalhando em espaços de coworking apenas nos EUA, esses espaços se tornaram lugares de criação, inovação e oportunidades empolgantes. Eles oferecem benefícios como uma comunidade vibrante de profissionais, uma solução econômica para pequenas empresas e empreendedores, e comodidades de escritório sem os compromissos e custos tradicionais associados a elas.
Outras estatísticas convincentes incluem:
- Os EUA têm 18,3% dos espaços de coworking do mundo.
- O mercado de coworking nos EUA deve registrar uma taxa CAGR de mais de 11% entre 2022 e 2027.
- Quase três quartos dos espaços de coworking no mundo tornam-se lucrativos em até dois anos após o lançamento.
- A Statista estima que, até o final de 2024, haverá 41.975 espaços de coworking no mundo.
- Conforme a pesquisa global State of Remote Work de 2023, 22% das empresas pagam por assinaturas de coworking e 38% dos respondentes gostariam que suas empresas pagassem ou oferecessem essa opção.
- Globalmente, o mercado de espaços de coworking deve crescer US$ 13,35 bilhões, ou 11% ao ano, de 2021 a 2025.
Para empreendedores nos EUA, fica claro que, quando bem gerenciado, um espaço de coworking pode ser um empreendimento de sucesso.
Se você está interessado em montar e operar esse tipo de negócio, este guia explica como fazer isso da forma mais lucrativa e sustentável possível.
4 ETAPAS PARA GERENCIAR COM SUCESSO UM ESPAÇO DE COWORKING
Use estas dicas para traçar o caminho adiante e estruturar seu negócio:
Etapa 1. Comece com um modelo de negócios para o espaço de coworking
A primeira etapa é criar um modelo de negócios sólido. Os três aspectos mais importantes são sua proposta de valor única (USP), as fontes de receita e os custos.
Desenvolva uma USP
O número de espaços de coworking está crescendo, então você precisa fazer o seu se destacar dos demais. Foque nos pontos a seguir para começar a desenvolver a USP do seu espaço de coworking:
Identifique seu público-alvo: pense nos setores específicos que você gostaria de atrair para o seu espaço, como startups, freelancers, nômades digitais ou proprietários de pequenas empresas. Você também pode definir seu público-alvo em termos de idade, profissão e outros fatores. Talvez você queira que seu espaço atraia consultores mais experientes, redatores e jornalistas freelancers de todas as idades, ou designers e programadores.
Defina seu modelo de negócio: Você terá mesas compartilhadas que as pessoas podem usar por ordem de chegada, ou adotará uma abordagem de hoteling, em que as pessoas reservam as mesas com antecedência? Você não está limitado a apenas uma dessas abordagens, então talvez prefira ter tanto hot desking quanto hoteling para atender visitantes de fora da cidade e membros regulares.
Ofereça soluções econômicas: Ofereça soluções que se ajustem ao orçamento do seu mercado-alvo. Empresas que usam seu espaço de coworking têm orçamentos maiores e potencialmente mais exigências do que freelancers individuais ou pessoas em viagem a trabalho.
Inclua várias soluções, como pacotes que ofereçam hot desking, Wi-Fi gratuito, café à vontade e uso da cozinha e da área comum para quem tem orçamentos menores. Para startups ou pequenas empresas, você pode criar um pacote que inclua estações de trabalho, uso de um escritório, acesso quinzenal a uma sala de reunião, acesso à cozinha e à área comum, várias comodidades e café à vontade.
Crie um espaço funcional: Planeje e crie estações de trabalho e salas de conferência e reunião fáceis de reservar totalmente equipadas com móveis, equipamentos, uma cozinha e outras comodidades que atraiam seu público-alvo, além de uma conexão de internet confiável e serviços compartilhados.
Se o seu público-alvo for formado principalmente por freelancers solitários ou pequenos grupos, eles podem apreciar uma mistura de áreas de convivência e espaços silenciosos, oportunidades de networking e acesso 24 horas por dia ao seu espaço de coworking. Se forem trabalhadores remotos, garanta uma conexão de internet estável, um lounge de coworking e café à vontade. Ou, se você estiver focando em pequenas empresas, ofereça tecnologia preparada para o futuro, custos operacionais otimizados e gestão imobiliária sem intervenção direta.
Construa uma comunidade: Incentive profissionais com experiências semelhantes a interagir, compartilhar conhecimento e colaborar. Existem várias maneiras de fazer isso, como organizar encontros sociais regulares, eventos de networking ou encontros sociais, e facilitar programas de mentoria.
Avalie suas fontes de receita
As principais fontes de receita dos espaços de coworking são as assinaturas que eles vendem para indivíduos e empresas. Além de assinaturas de longo prazo, alguns espaços também vendem passes diários, oferecem serviços adicionais e/ou firmam parcerias potencialmente lucrativas.
Pense em fontes de receita como:
Taxas de assinatura: Ofereça uma variedade de opções de assinatura, como diária, mensal e anual.
Você também pode criar pacotes de assinatura, como:
- Assinaturas básicas por US$ 30 por mês que incluem um dia avulso por mês e acesso total a todas as comodidades.
- Assinaturas em tempo integral por US$ 300 por mês que incluem a mesa do membro, onde ele pode guardar seus pertences com cadeado e sair, além de acesso total a todas as comodidades.
- Um pacote para fins de semana por US$ 150 por mês, que inclui acesso ilimitado às mesas compartilhadas somente nos fins de semana, acesso total a todas as comodidades, descontos em ingressos para eventos e descontos em salas de reunião durante a semana ou no aluguel de mesas compartilhadas.
Serviços adicionais: Pense em serviços extras que você pode oferecer e quanto cobrará por eles, como salas de conferência e reunião. Esses complementos podem diferenciar seu espaço de coworking da concorrência. Você também pode oferecer serviços como retirada e entrega no aeroporto, assistentes pessoais, manutenção de escritório e limpeza, impressão offset, bebidas alcoólicas e alimentos e bebidas.
Potenciais oportunidades de parceria: Tente encontrar possíveis parceiros entre fornecedores de equipamentos técnicos, bufês, marcas de café e lanches, e até pequenas academias. Se encontrar uma academia parceira nas proximidades, ela pode montar uma pequena sala de ginástica em seu espaço de coworking, ou seus membros poderiam treinar em suas instalações por uma hora por dia, ou receber uma assinatura de academia com desconto.
Seja realista em relação aos custos
Embora esses empreendimentos possam ter custos iniciais relativamente baixos, é importante ser realista quanto ao custo de abrir um espaço de coworking. Solicite orçamentos para custos como construção, equipamentos, mobiliário de escritório, infraestrutura e software de TI, licenças e autorizações, utilidades, salários da equipe, marketing e publicidade, configuração de conectividade, seguro e honorários jurídicos.
Esta lista dá uma ideia dos custos potenciais de montar esse tipo de negócio nos EUA:
Aluguel
US$ 2.163–US$ 7.000 por mês, o que pode incluir:
- Aluguel básico
- Depósito inicial
- Serviços públicos
- Taxas de condomínio ou manutenção
Reformas estruturais
US$ 465-US$ 518 por pé quadrado para trabalhos como:
- Reparos na fundação
- Ampliações do espaço
- Reestruturação de paredes
Esses custos podem ser ainda maiores se você contratar a ajuda de um engenheiro estrutural, o que pode custar até US$ 15.000, além de honorários por hora de até US$ 250 e uma taxa de construção entre 5% e 10%.
Mobiliário e design de escritório
US$ 1.000–US$ 1.500 por metro quadrado para um pacote de acabamento, incluindo:
- Novos pisos e mesas
- Sofás e cadeiras de mesa atualizados
- Iluminação moderna e luminárias
Infraestrutura e tecnologia
US$ 2–US$ 4 por pé quadrado para um sistema de rede, além de custos de equipamentos para:
- Computadores de mesa e monitores
- Equipamentos de videoconferência
- Scanners e impressoras
Seguro
US$ 340,75 por mês para cobertura básica, incluindo:
- Seguro patrimonial
- Seguro de responsabilidade civil geral e de ativos
- Segurança contra incêndio e física
- Segurança e privacidade de dados
Configuração jurídica e administrativa
US$ 200–US$ 1.000 por hora em honorários advocatícios para assistência com:
- Registro da empresa
- Licenças de zoneamento
- Conformidade com a legislação tributária
- Elaboração de contratos de assinatura/aluguel
Marketing e branding
US$ 22.260 (ou 5% da sua receita) para cobrir despesas como:
- Marketing por e-mail
- Newsletters
- Publicidade em redes sociais
- Otimização para mecanismos de busca (SEO)
Comodidades, materiais de escritório e manutenção
Os custos variam, dependendo das suas escolhas para opções como:
- Serviços de limpeza
- Bebedouros
- Máquinas de venda automática
- Vagas de estacionamento
- Café e lanches gratuitos
Etapa 2. Acerte a localização e o design do seu espaço de coworking
Pense bem na localização e no design do seu espaço de coworking, pois esses elementos podem influenciar a decisão de futuros membros de entrar para a sua comunidade. Localização e design também afetam a experiência geral de quem usa o espaço.
Se o seu público-alvo for formado principalmente por freelancers, eles podem preferir trabalhar em um espaço tranquilo, acolhedor e suburbano, enquanto startups de tecnologia em rápido crescimento que pretendem mais tarde encontrar um escritório de longo prazo podem preferir um espaço de coworking em uma área urbana movimentada e de fácil acesso, que ofereça amplas oportunidades de networking e negócios.
A localização escolhida deve ser acessível e próxima de comodidades como restaurantes, lojas e academias. Também deve ser segura e estar em uma área com uma comunidade próspera de empresas, startups e empreendedores. Você pode pesquisar áreas observando onde outros espaços de coworking estão localizados e prestando atenção em quem os utiliza e quais comodidades existem por perto. Passe algum tempo dirigindo ou caminhando por esses bairros e faça uma pesquisa mais detalhada no Google Maps.
Seu espaço de coworking deve ter um layout aberto e flexível, com áreas de descompressão, espaços comuns e salas de reunião, além de uma mistura de estações de trabalho para hot desking, mesas dedicadas, escritórios privativos e áreas de lounge/social. Inclua comodidades como cozinha compartilhada, instalações de impressão e digitalização, cabines telefônicas privativas e salas de reunião com equipamentos audiovisuais de alta qualidade. Certifique-se de que o espaço tenha luz natural, áreas verdes e uma identidade de marca coesa expressa por elementos de branding e design de interiores.
Etapa 3. Considere as questões legais e a conformidade
Entender os requisitos legais para garantir a conformidade é uma parte importante de saber como gerenciar um espaço de coworking com sucesso. Isso inclui:
- Regras e políticas internas sobre responsabilidade, atrasos no pagamento, barulho e um código de conduta para funcionários e membros.
- Uma estrutura jurídica para a empresa, como firma individual ou sociedade de responsabilidade limitada.
- Quaisquer licenças ou autorizações locais necessárias para operar um espaço de coworking.
- Registro correto da atividade da empresa.
- Seguro empresarial.
- Contratos de associação abrangentes.
Etapa 4. Implemente estratégias-chave para uma gestão eficaz
Agora que você já lançou a base, é hora de entender como gerenciar um espaço de coworking com sucesso no dia a dia.
Deixe-se guiar pela sua visão e missão: deixe a missão e a visão do seu espaço de coworking orientarem suas decisões e moldarem a cultura e o ambiente do espaço para atender melhor ao seu mercado-alvo.
Por exemplo, a missão da Regus é ajudar milhões de pessoas a terem um ótimo dia de trabalho todos os dias. A fornecedora de espaços flexíveis acredita em oferecer às empresas escolha, flexibilidade e acesso a uma comunidade próspera. A declaração de missão da Hub Coworking Hawaii é criar espaços diferentes onde pessoas diferentes possam se sentir seguras, ser produtivas e se sentir acolhidas e inspiradas a fazer o bem e fazer boas coisas pelo Havaí.
Contrate as pessoas certas: Monte uma equipe de pessoas com excelentes habilidades de comunicação, voltadas para a comunidade e para o cliente. Garanta que elas sejam treinadas em suas respectivas funções, entendam a visão e a missão do seu espaço e sejam atenciosas, prestativas e responsivas.
Antes de iniciar o processo de contratação, considere seu espaço de coworking, suas necessidades e as necessidades dos seus membros para identificar os principais cargos a serem preenchidos. Exemplos de funções importantes incluem um coordenador de comunidade, um supervisor de TI, um promotor da marca ou gerente de marketing, um assistente de operações e um assistente de desenvolvimento de membros.
Após identificar as funções principais, desenvolva perfis completos de cargo que descrevam as responsabilidades e incluam expectativas claras e mensuráveis. Quando terminar os perfis, anuncie em várias plataformas, como Indeed ou LinkedIn, na seção Carreiras ou Trabalhe Conosco do seu site, nos seus canais de redes sociais, em fóruns de coworking e em canais da comunidade.
Use as dicas a seguir para integrar seus novos contratados:
- Planeje uma surpresa para o primeiro dia deles, como levá-los para almoçar.
- Personalize a recepção, por exemplo, apresentando o espaço para eles e seus colegas de equipe.
- Aumente as interações com o gerente direto.
- Organize uma atividade de integração com dinâmicas para quebrar o gelo.
- Forneça cópias e explicações das descrições de cargo.
- Seja acessível e faça check-ins regulares durante o processo de integração.
Aproveite a tecnologia: Use a tecnologia para simplificar a gestão e a administração e oferecer aos membros tudo o que eles esperariam de um espaço de coworking de boa reputação. Automatize tarefas administrativas como reservas de salas, cobrança e registro de membros com software de gestão de coworking.
SuperSaaS é uma dessas tecnologias. Você pode usar essa solução para agendar comodidades como equipamentos e salas de reunião, definir regras de reserva e políticas de cancelamento, criar e usar listas de espera, definir eventos, personalizar confirmações e lembretes por e-mail ou SMS, integrar opções de pagamento e limitar reservas a membros. Você também pode ajustar a aparência para combinar com sua identidade visual, e pode integrar um botão ou agenda da SuperSaaS ao seu site.
Ofereça aos membros soluções versáteis e modernas de hot desking, além de plataformas online robustas para reuniões, comunicação e compartilhamento de recursos. Equipe os espaços compartilhados com ferramentas avançadas que facilitem videoconferências e colaboração sem atritos.
Por exemplo, considere integrar tecnologias como o Neat Frame e o Neat Bar, que oferecem videoconferência de alta qualidade e recursos de display interativo projetados para melhorar reuniões virtuais e presenciais.
Essas ferramentas podem otimizar o agendamento de eventos, garantir comunicação eficaz e oferecer uma experiência geral superior aos seus membros.
Avalie e adapte-se regularmente: Comunique-se com os membros por meio de uma plataforma CRM e colete dados sobre desempenho financeiro e taxas de ocupação para obter feedback regularmente. Você também pode acompanhar as interações e comunicações no CRM para identificar onde pode melhorar sua oferta.
Além disso, pesquisas e questionários são excelentes para conhecer seu público, coletar feedback e opiniões dos membros e construir relacionamentos. São fáceis de implementar, e você pode criar perguntas direcionadas para obter as respostas de que precisa. Use as sugestões dos membros e os dados coletados para identificar áreas de melhoria e fazer mudanças ou adaptações que atendam às necessidades em evolução do seu mercado-alvo.
Crie um espaço de coworking que impulsione o sucesso contínuo
Saber como gerenciar com sucesso um espaço de coworking exige preparação, aprendizado contínuo e adaptação. Organizar tudo não acontece imediatamente, mas com as ferramentas, plataformas e sistemas certos, você pode colocar seu espaço em funcionamento e garantir que ele ofereça aos membros tudo o que precisam para uma experiência de trabalho tranquila.
Use as informações deste guia para criar um espaço de coworking único onde indivíduos e empresas possam prosperar.
